Digitalizzazione e archiviazione documentale: come passare alla conservazione in digitale in pochi step

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La digitalizzazione e l’archiviazione documentale ha degli incredibili vantaggi: non siamo più obbligati ad avere l’archivio cartaceo in ufficio. Grazie all’avanzare della tecnologia, possiamo usufruire di servizi immediati per consultare i documenti più importanti e conservarli in digitale. Ormai, sta diventando sempre più di uso comune, e i motivi sono molteplici, e non riguardano solo le aziende, ma anche il pianeta stesso, dal momento in cui si combatte il cosiddetto spreco di carta.

La gestione 2.0 dei documenti aziendali è ormai destinata a snellire molti processi: la Digital Transformation è ormai in atto e possiamo adeguarci ai vantaggi della tecnologia. Il ciclo di vita di un documento non è cambiato: ancora oggi, infatti, c’è un tempo in cui è utile, e un tempo in cui va semplicemente conservato. Ma a nulla serve accumulare fogli in ufficio. Vediamo come funziona il servizio di digitalizzazione e archiviazione documentale, con gli step da seguire e l’azienda cui rivolgerci.

Digitalizzazione e archiviazione documentale: cos’è?

La digitalizzazione e archiviazione documentale è un enorme passo in avanti verso la fine dello spreco della carta. Che il digitale abbia trasformato molti processi aziendali non è più un mistero. Anzi, il deposito di materiale documentario è destinato a rinnovarsi con il tempo, proponendo nuovi metodi di conservazione. Allo stesso tempo, è una sorta di valorizzazione: la tecnologia ha posto le basi per conservare una miriade di documenti, anche in eterno, senza far perdere loro valore o attualità.

Naturalmente, è importante stabilire il motivo della digitalizzazione: quali sono i documenti che vogliamo conservare al meglio? E quali sono gli step per rispettare il procedimento? A tal proposito potrebbe essere utile rivolgersi a una delle aziende più efficienti: SGA Service, infatti, si occupa di archiviare i tuoi documenti in modo immediato.

Con il loro supporto, è possibile digitalizzare l’archivio e indicizzarlo in base ai propri interessi. In effetti, è uno degli step più importanti: dobbiamo catalogare i documenti, in modo tale che il servizio risulti alla fine versatile, affidabile e consultabile.

Ogni progetto sarà poi fruibile via web: l’archiviazione dei documenti digitali blocca la produzione spasmodica di carta, abbatte i costi della spedizione dei documenti e rende l’ambiente di lavoro molto più organizzato, senza temere di perdere fogli importanti.

Come passare dall’archivio cartaceo all’archivio digitale?

Naturalmente, il passaggio da archivio cartaceo ad archivio digitale deve avvenire grazie al supporto di un’azienda specializzata. Che cosa significa? C’è una normativa che dobbiamo seguire? La dematerializzazione documentale, infatti, indica che avviene un’operazione fondamentale: la conservazione sostitutiva, ovvero la copia digitale ha il medesimo valore della cartacea.

La dematerializzazione di un documento avviene anche secondo tre frasi: il protocollo, la classificazione e la firma digitale, o firma elettronica qualificata. Ormai, al giorno d’oggi, esistono numerosi software per la gestione documentale, che tra l’altro permettono di accedere a vantaggi incredibili, come il risparmio di tempo e l’ottimizzazione del workflow documentale.

Vantaggi della digitalizzazione dell’archivio

Ci sono troppe operazioni che si ripetono sui principali documenti. La gestione documentale digitale, infatti, deve essere implementata secondo uno schema ben preciso e soprattutto efficiente, in modo tale che ogni documento abbia ancora lo stesso valore. Quali sono gli effettivi vantaggi dell’archivio digitale?

  • Efficienza: di certo, è uno dei punti più importanti. L’automazione dei processi, infatti, permette di eliminare alcuni passaggi che altrimenti ci farebbero perdere tempo;
  • Il protocollo viene rispettato: il workflow documentale consente di avere sempre tutto sotto controllo. Naturalmente, ciò significa anche ridurre al minimo eventuali errori che potremmo commettere, se non la perdita stessa dei documenti;
  • Il workflow documentale è flessibile: efficiente, rapido e sicuro, puoi consultare i tuoi documenti in qualsiasi momento lo desideri. Indubbiamente, l’archivio digitale è super organizzato.

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